Les services administratifs de l'Ordre des médecins assurent la gestion quotidienne des dossiers des praticiens et le bon fonctionnement de l'institution. Sous la direction du président et du secrétaire général, ils traitent les inscriptions, les qualifications et apportent un soutien juridique aux médecins. Bon à savoirUn numéro d'aide (0800 288 038) est mis à disposition des médecins en difficulté financière pour accéder au fonds d'entraide de l'Ordre.
Structure et missions des services administratifs
Les services administratifs de l'Ordre des médecins en France sont structurés selon une organisation hiérarchique précise, permettant d'assurer la gestion quotidienne des affaires ordinales et le support aux missions fondamentales de l'institution.
Organisation de la direction générale
La direction générale des services administratifs de l'Ordre des médecins fonctionne sous l'autorité directe du président et du secrétaire général. Elle coordonne l'ensemble des services et départements, centralise les demandes d'informations émanant des patients et des médecins, et supervise la gestion des affaires courantes. En 2024, cette direction générale gère plus de 200 collaborateurs répartis sur l'ensemble du territoire national.
Services opérationnels et missions
Les services administratifs se répartissent en plusieurs pôles fonctionnels :
- Service d'accueil et relations externes
- Service du personnel et ressources humaines
- Service de gestion administrative
- Service des relations institutionnelles
Missions principales
Le service d'accueil assure la réception des visiteurs et la gestion des appels téléphoniques, avec un volume moyen de 450 contacts quotidiens. Le service de gestion administrative organise les séances de Bureau et les Séances Plénières du Conseil national et des conseils départementaux. Le service des relations institutionnelles maintient les liens avec les instances administratives comme l'ARS, la CPAM, la Préfecture de Police ou l'APHP.
Interface avec les instances administratives
La direction des services administratifs constitue l'interface privilégiée entre l'Ordre des médecins et les différentes administrations publiques. Elle assure la transmission des informations, la coordination des actions communes et le suivi des dossiers partagés. Cette mission nécessite une connaissance pointue des procédures administratives et une veille réglementaire permanente.
Gestion des inscriptions et qualifications
Le service du tableau de l'Ordre des médecins constitue un rouage administratif indispensable pour l'exercice de la médecine en France. Son activité principale consiste à gérer les inscriptions des médecins et la mise à jour de leurs situations professionnelles.
Gestion des inscriptions au tableau
Le service traite les demandes d'inscription des médecins au tableau départemental, étape obligatoire pour exercer la médecine. Les dossiers sont examinés selon des critères stricts : validation du diplôme de docteur en médecine, vérification de la maîtrise de la langue française, contrôle des conditions de moralité. En 2024, le délai moyen de traitement d'une première inscription est de 15 jours ouvrés.
Suivi des situations professionnelles
Le service assure la mise à jour permanente des informations relatives aux médecins inscrits :
- Enregistrement des cessations d'activité et départs en retraite
- Gestion des relations avec la CARMF pour le suivi des cotisations
- Traitement des transferts de dossiers entre conseils départementaux
- Actualisation des changements d'exercice et d'adresse professionnelle
Délivrance des documents professionnels
Le service gère également :
- L'attribution et le renouvellement des vignettes urgence
- Les déclarations de perte/vol d'ordonnances
- Le remplacement des cartes professionnelles et caducées
- L'enregistrement des qualifications et diplômes reconnus
Système de gestion numérique
Depuis janvier 2024, un nouveau système informatique sécurisé permet la dématérialisation des dossiers médicaux. Cette plateforme facilite le traitement des demandes et la mise à jour des données, tout en garantissant leur confidentialité conformément au RGPD. Les médecins peuvent désormais effectuer certaines démarches en ligne via leur espace personnel.
Services juridiques et disciplinaires
Les services juridiques et disciplinaires de l'Ordre des médecins constituent un pilier fondamental pour garantir le respect du code de déontologie médicale et traiter les contentieux professionnels. Ces services veillent à l'application stricte des règles déontologiques dans l'exercice de la médecine.
Service juridique et analyse des contrats
Le service juridique examine l'ensemble des contrats soumis au Conseil départemental selon l'article L.4113-9 du code de la santé publique. Il analyse notamment :
- Les contrats d'exercice en société (SEL, SCP, SCM)
- Les contrats de collaboration et d'association
- Les contrats de travail et baux professionnels
- Les conventions avec l'industrie pharmaceutique
Le service émet des observations lorsque les dispositions contractuelles ne respectent pas la législation ou le code de déontologie. Une permanence d'avocat est assurée les lundis et vendredis de 10h30 à 12h00 pour répondre aux questions des médecins (rendez-vous au 01.44.43.47.08).
Pôle disciplinaire
Le pôle disciplinaire traite l'ensemble des plaintes déposées contre les médecins. Il organise les procédures de conciliation préalables entre les parties, conformément à l'article R.4126-1 du code de la santé publique. En cas d'échec de la conciliation, le dossier est transmis à la chambre disciplinaire de première instance.
Gestion des plaintes et doléances
Le service assure :
- La réception et l'enregistrement des plaintes
- L'organisation des séances de conciliation
- Le suivi des dossiers avec les avocats
- Le traitement des courriers de doléances
- La préparation des audiences disciplinaires
Protection sociale et déontologie
Le service veille également au respect des règles de protection sociale des médecins dans leurs contrats d'exercice. Il s'assure de la conformité des conventions avec les dispositions du code de la santé publique relatives à l'indépendance professionnelle et aux conflits d'intérêts.
Comptabilité et entraide professionnelle
Le service de la comptabilité et de l'entraide professionnelle de l'Ordre des médecins gère les aspects financiers et sociaux liés à l'exercice de la profession médicale. Ce service assure la gestion des cotisations et le soutien aux médecins rencontrant des difficultés.
Gestion et suivi des cotisations
Le service de la comptabilité administre l'ensemble du processus de collecte des cotisations ordinales. Il procède à l'envoi annuel des appels de cotisation à tous les médecins inscrits au tableau de l'Ordre. Le suivi des règlements et leur encaissement sont effectués de manière rigoureuse. En cas de non-paiement, un système de relances graduées est mis en place. Si les cotisations demeurent impayées malgré les relances, le Conseil national de l'Ordre des médecins mandate un organisme de recouvrement.
Commission d'entraide et soutien aux médecins
La commission d'entraide, instaurée en 2024 par le Conseil national de l'Ordre des médecins, examine les demandes d'aide financière des médecins confrontés à des difficultés. Les médecins peuvent solliciter une assistance via le numéro vert dédié (0800 288 038). Cette commission évalue chaque situation de manière confidentielle et peut accorder des aides directes du fonds d'entraide professionnel.
Accompagnement des situations de liquidation judiciaire
Le service assure également le suivi des médecins en situation de liquidation ou de redressement judiciaire. Il coordonne son action avec les services de protection sociale et les affaires sociales pour garantir un accompagnement adapté. Les dossiers sont étudiés en lien avec la commission d'entraide qui peut mobiliser des ressources supplémentaires du fonds d'assistance.
Dispositifs de prévention
Le service met en œuvre des actions de prévention des difficultés financières en collaboration avec les conseils départementaux. Des indicateurs d'alerte permettent d'identifier les situations à risque et d'intervenir de manière précoce. Un suivi personnalisé est proposé aux médecins signalant des problèmes de trésorerie ou une baisse substantielle d'activité.
Focus sur l'organisation des services administratifs de l'Ordre des médecins
Les services administratifs de l'Ordre des médecins poursuivent leur modernisation avec la mise en place d'un nouveau système de gestion des dossiers médicaux et d'une commission d'entraide en 2024. Ces évolutions permettent d'améliorer le traitement des demandes et le soutien aux médecins.